Ziel, Zeitraum und Anlass erfassen. Der Antrag geht an die zuständige Person, statt in einer E-Mail unterzugehen, die später niemand mehr findet.
Shiftora Travel09
Geschäftsreisen vom Antrag bis zur Abrechnung
Ein Reiseantrag, eine Genehmigung, ein paar Belege, am Ende eine Abrechnung. Was in der Beschreibung einfach klingt, verteilt sich in der Praxis auf Formulare, E-Mails und eine Tabelle. Shiftora Travel führt die Schritte zusammen.
Ausgangslage
Warum es Shiftora Travel gibt.
Geschäftsreisen erzeugen Papier an vier Stellen: beim Antrag, bei der Genehmigung, beim Sammeln der Belege und bei der Abrechnung. Jeder Schritt hat sein eigenes Format, und dazwischen geht Zeit verloren – meistens beim Nachfragen, wo ein Vorgang gerade steht.
Der teuerste Teil ist dabei nicht die Reise, sondern die Woche danach. Belege werden aus Jackentaschen zusammengesucht, Beträge von Hand in eine Tabelle übertragen, und wenn ein Beleg fehlt, beginnt die Suche von vorn. Bei einer Reise ist das ärgerlich, bei zwanzig im Monat ist es eine Stelle.
In Shiftora Travel ist die Reise ein Vorgang, der alle Schritte behält. Wer genehmigt hat, welche Belege dazugehören und was am Ende abgerechnet wird, steht an einer Stelle. Und weil das System weiß, wann jemand unterwegs ist, steht die Abwesenheit anschließend auch im Dienstplan.
Der Unterschied
Wie es meistens läuft – und wie es laufen könnte.
Ohne eigenes System
- Der Antrag steht in einer E-Mail, die Genehmigung in der Antwort darauf.
- Belege werden bis zur Rückkehr gesammelt – und einer fehlt immer.
- Der Stand eines Antrags ist nur durch Nachfragen zu erfahren.
- Die Abwesenheit fehlt im Dienstplan, bis jemand am Reisetag eingeplant ist.
- Was Reisen kosten, sagt am Jahresende die Buchhaltung, nicht die Planung.
Mit Shiftora Travel
- Antrag und Entscheidung gehören zum selben Vorgang.
- Belege werden erfasst, wenn sie entstehen, nicht Wochen später.
- Der Stand ist für beide Seiten sichtbar, ohne dass jemand fragt.
- Eine genehmigte Reise ist eine geplante Abwesenheit – automatisch.
- Auswertungen nach Zeitraum, Person und Anlass, jederzeit abrufbar.
Die Bereiche
Die Bereiche im Modul Travel.
Anträge sammeln sich an einer Stelle und werden dort entschieden. Der Stand ist für beide Seiten sichtbar, und die Entscheidung bleibt beim Vorgang.
Quittungen unterwegs erfassen, statt sie bis zur Rückkehr zu sammeln und dann zu suchen. Der Beleg gehört von Anfang an zur richtigen Reise.
Wer genehmigt unterwegs ist, ist im Dienstplan nicht verfügbar. Das muss niemand doppelt eintragen und kann deshalb auch nicht vergessen werden.
Am Ende steht eine Aufstellung, die sich weitergeben lässt – statt einer Tabelle, die jemand aus einem Umschlag voller Zettel zusammenrechnet.
Reisekosten nach Zeitraum, Person und Anlass – als Grundlage für die Abrechnung und für die Frage, ob sich der nächste Termin auch anders klären lässt.
Im Alltag
So läuft eine Reise von Anfang bis Ende.
1
Antrag stellen
Ziel, Zeitraum, Anlass und die erwarteten Kosten werden erfasst. Der Antrag geht an die Person, die darüber entscheidet, und ist ab dann für beide Seiten einsehbar.
2
Entscheiden
Die Leitung sieht alle offenen Anträge an einer Stelle und entscheidet dort. Die Entscheidung bleibt beim Vorgang und muss nicht in einer Mail wiedergefunden werden.
3
Unterwegs
Belege werden erfasst, während die Reise läuft: Tankquittung, Hotelrechnung, Ticket. Jeder Beleg hängt an der Reise, zu der er gehört.
4
Abrechnen
Nach der Rückkehr steht die Aufstellung bereits – aus dem, was unterwegs erfasst wurde. Was fehlt, ist sichtbar, statt erst bei der Prüfung aufzufallen.
5
Auswerten
Über den Zeitraum hinweg zeigt die Auswertung, welche Kosten wo entstanden sind. Das ist die Grundlage für das nächste Budget und für die Reisekostenrichtlinie.
Was es leistet
Was Shiftora Travel konkret leistet.
Travel bildet den vollständigen Weg einer Geschäftsreise ab: Antrag, Genehmigung, Belegerfassung, Abrechnung und Auswertung. Die Anwendung ist um genau diese Schritte gebaut und nicht um eine allgemeine Formularverwaltung, in der eine Reise nur ein Fall unter vielen ist.
Der Gewinn liegt in der Verbindung zum Rest: Eine genehmigte Reise ist eine geplante Abwesenheit. Sie muss nicht noch einmal von Hand in den Dienstplan eingetragen werden, wo sie sonst gern fehlt – bis jemand am Reisetag im Plan steht und die Schicht kurzfristig getauscht werden muss.
Und schließlich liefert Travel Zahlen, die es sonst nicht gibt. Was Reisen kosten, weiß in vielen Betrieben nur die Buchhaltung, und erst am Jahresende. Nach Zeitraum, Person und Anlass ausgewertet, wird daraus eine Größe, mit der sich planen lässt.
Im Einsatz
Typische Reisen, die hier abgebildet werden.
KundenterminHinfahrt, Termin, Rückfahrt am selben Tag – mit Fahrtkosten und Verpflegung.
Mehrtägige MontageÜbernachtung, Verpflegungspauschale und laufende Belege über mehrere Tage hinweg.
Messe und FortbildungTeilnahme, Anreise und Unterkunft, oft mit mehreren Personen gleichzeitig.
Fahrt mit dem FirmenwagenOhne eigene Auslage, aber mit Abwesenheit und Fahrzeugnutzung, die beide dokumentiert gehören.
AuslandsreiseAndere Sätze, andere Währungen und Belege, die nicht auf Deutsch ausgestellt sind.
Kurzfristiger EinsatzEntschieden am Vortag – und trotzdem mit Genehmigung, Beleg und Eintrag im Plan.
Im Verbund
Zusammenspiel mit den anderen Modulen.
Travel hängt enger als jedes andere Modul am Dienstplan. Eine genehmigte Reise ist eine Abwesenheit, und sie erscheint dort, ohne dass jemand sie ein zweites Mal einträgt. Genau an dieser Stelle geht es sonst schief: Der Antrag ist genehmigt, der Plan weiß nichts davon.
Auf der anderen Seite steht Shiftora Finance: Reisekosten sind Ausgaben, und die Aufstellung aus Travel ist genau das, was dort gebraucht wird. Wer mit dem Firmenwagen fährt, hinterlässt außerdem eine Spur in Shiftora Fleet – Fahrzeug, Zeitraum und Fahrer stehen ohnehin schon fest.
Auf dem Handy
Auf Wunsch als App – im App Store und bei Android.
Shiftora ist eine Webanwendung. Sie läuft im Browser auf dem Rechner genauso wie auf dem Handy, ohne Installation und ohne dass jemand eine Version nachziehen muss. Für den täglichen Gebrauch reicht das in aller Regel aus.
Wer seinen Leuten darüber hinaus ein Symbol auf dem Startbildschirm geben möchte, kann das haben: Eine App im Apple App Store und bei Android ist auf Wunsch grundsätzlich möglich, und die Einrichtung übernimmt das Unternehmen selbst. Der Weg ist bewusst kurz gehalten – nötig sind die eigenen Entwicklerkonten bei Apple und Google, alles Weitere liefern wir zu und begleiten die Veröffentlichung. Der Funktionsumfang bleibt derselbe: Die App ist ein zusätzlicher Zugang, kein zweites Produkt.
Für Travel ist die App die naheliegendste aller Varianten, weil die Belege unterwegs entstehen. Die Quittung wird abfotografiert, während man noch an der Kasse steht, und hängt sofort an der richtigen Reise. Das geht im mobilen Browser genauso – die App spart den Weg über das Lesezeichen.
Apple App StoreVeröffentlichung über Ihr eigenes Entwicklerkonto
AndroidGoogle Play oder Verteilung im Unternehmen
Fragen
Was zu Travel meistens gefragt wird.
Reiseanträge, ein Genehmigungslauf für die Leitung, die Erfassung von Belegen und Reisekosten sowie Auswertungen über Zeitraum, Person und Anlass.
Eine genehmigte Reise ist eine geplante Abwesenheit. Sie erscheint im Dienstplan, ohne dass jemand sie dort noch einmal eintragen muss – genau die Stelle, an der es sonst hakt.
Ja. Belege lassen sich direkt beim Entstehen aufnehmen, statt sie bis zur Rückkehr aufzubewahren und danach zuzuordnen. Was fehlt, fällt dadurch früher auf.
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Reisen, die Leitung die Anträge, über die sie entscheiden soll. Auswertungen über alle Reisen bleiben der Leitung vorbehalten.
Der Ablauf bleibt derselbe, nur schneller: Antrag, Entscheidung, Eintrag im Plan. Auch eine am Vortag entschiedene Fahrt ist damit dokumentiert und nicht bloß mündlich vereinbart.
Ja, nach Zeitraum, Person und Anlass. Das ist die Grundlage sowohl für die Abrechnung als auch für die Frage, wo sich der Aufwand lohnt und wo nicht.
Auf Wunsch ja. Shiftora läuft im Browser und braucht keine Installation; eine App im App Store und bei Android ist darüber hinaus grundsätzlich möglich und vom Unternehmen selbst einzurichten. Der Funktionsumfang ist in beiden Fällen derselbe.
Reisen beantragen, genehmigen und abrechnen an einer Stelle
Erzählen Sie uns, wie eine Geschäftsreise bei Ihnen heute abläuft. Wir zeigen Ihnen denselben Ablauf in Shiftora Travel.